Evidencija koja izdrži pregled — računi, potraživanja, izvještaji
Ova stranica postoji zato da je predsjednik proslijedi prije glasovanja uprave. Svaki je redak ispod mehanizam — zapisan onako kako u proizvodu radi — a ne namjera. Gdje mehanizma još nema, to piše u istom retku, a ne u bilješci ispod crte.
Stranica je pripremljena za ispis: ⌘/Ctrl + P ispisuje je bez navigacije i bez gumba, da može u materijale za sjednicu.
Redni brojevi bez rupa, dodijeljeni pri izdavanju
Nacrt nema broj. Dokument ga dobiva u trenutku izdavanja, unutar iste transakcije, na zaključanom retku brojača — zato dva istodobna izdavatelja ne mogu dobiti isti broj i nijedan nije moguće preskočiti.
-
Nacrt
Bez broja. Uređuje se slobodno i može se izbrisati. U knjigu izdanih računa ne ulazi.
-
Izdavanje
Brojač serije povećava se u istoj transakciji kao i izdavanje dokumenta. Slijed je neprekinut unutar kluba i unutar poreznog razdoblja.
-
Serija po vrsti i po godini
Računi, storna i odobrenja imaju svaki svoju seriju, a ona nosi godinu. Svaka teče svoj slijed, a ispis je oblika
RAC-2026-000123. -
Poništenje izdavanja
Moguće samo za posljednji broj u seriji i samo dok dokument nije poslan i nije evidentirano plaćanje. Brojač se pritom smanjuje natrag, pa rupa ne nastaje.
| Serija | Vrsta | Zadnji izdani | Sljedeći |
|---|---|---|---|
| RAC-2026 | Račun | RAC-2026-000141 | 000142 |
| STO-2026 | Storno | STO-2026-000004 | 000005 |
| DOB-2026 | Odobrenje | DOB-2026-000002 | 000003 |
Ogledni prikaz. Storno i odobrenje imaju svoj slijed, pa ispravak nikada ne stvara rupu u slijedu računa.
ogledni prikaz · demo klub
Izdani račun ne uređujemo i ne brišemo
Ono što je izdano ostaje u knjizi točno onakvo kakvo je izdano. Ispravak je uvijek novi dokument. Brisanje postoji samo za nacrt koji broja još nema.
Što se pri izdavanju zamrzava
- Snimka izdavatelja — naziv, adresa, IBAN, kakvi su bili toga dana.
- Snimka platitelja — naziv, adresa, e-pošta.
- Stavke, iznosi, popusti i stopa PDV-a.
- Poziv na broj i podaci za platni nalog s QR kodom.
- Datum izdavanja i datum dospijeća.
Promjena adrese ili IBAN-a kluba za pola godine ne mijenja račun izdan prije.
Što je nakon izdavanja još moguće
- Evidentirati plaćanje, i djelomično, s rasporedom po dokumentima.
- Poslati dokument platitelju i poslati opomenu.
- Izdati storno — poništenje cijelog dokumenta.
- Izdati odobrenje — ispravak dijela iznosa.
- Poništiti izdavanje pod uvjetima iz prethodnog odjeljka.
Nijedan od tih postupaka ne mijenja izdani dokument; svaki stvara svoj zapis.
Ispravak je dokument, a ne tipka za brisanje
Storno poništava cijeli dokument, odobrenje ispravlja dio iznosa. Oba su samostalni dokumenti sa svojim brojem i pozivom na izvornik, pa je put od pogreške do ispravka u knjizi vidljiv naprijed i natrag.
Ispravak cijelog dokumenta
- RAC-2026-000118
Izdan 1. 7. 2026 · 78,00 € · pogrešna grupa.
- STO-2026-000004
Storno cijelog dokumenta, 3. 7. 2026, s pozivom na izvornik.
- RAC-2026-000141
Ispravljen dokument, izdan 3. 7. 2026 · 60,00 €.
Ispravak dijela iznosa
- RAC-2026-000126
Izdan 1. 7. 2026 · 92,00 €.
- DOB-2026-000002
Odobrenje −18,00 €, 3. 7. 2026, s pozivom na izvornik.
- Za plaćanje ostaje
74,00 € — izvorni se račun pritom ne mijenja.
Pri stornu se obračunski ključ oslobađa natrag u evidenciju. Ključ je trojka član · cjenik · razdoblje. Kad je oslobođen, sljedeći obračun smije isto razdoblje obračunati ponovno — a dok nije oslobođen, ne može, pa dvostrukog terećenja nema. Izdana se stavka pritom ne mijenja; oslobađanje je zapisano uz nju.
| Zapis | Kada nastaje | Tko ga pokreće |
|---|---|---|
| created | Nastaje nacrt. | Korisnik ili obračun |
| updated | Nacrt je uređen. | Korisnik |
| issued | Dokument je izdan i dobiva broj. | Korisnik ili obračun |
| un_issued | Izdavanje je poništeno pod uvjetima iz odjeljka 01. | Korisnik |
| sent | Dokument je poslan platitelju e-poštom. | Korisnik ili obračun |
| send_failed | Slanje nije uspjelo. | Sustav |
| reminder_sent | Poslana je opomena. | Korisnik |
| payment_recorded | Evidentirano je plaćanje. | Korisnik ili plaćanje karticom |
| storno | Izdan je storno. | Korisnik |
| credited | Izdano je odobrenje. | Korisnik |
Drugih vrsta zapisa nema. Zapisi su samo dodajni — redak se ne ispravlja i ne briše. Uz svaki piše tko ga je pokrenuo i kada; gdje je postupak obavio automatski obračun, osobe nema, jer je nije ni bilo.
Jedan dokument po platitelju i razdoblju
Obračun se objedinjuje po platitelju, ne po djetetu i ne po grupi: sva njegova djeca, sve njihove grupe i sve jednokratne stavke istog razdoblja dolaze na jedan dokument s jednim pozivom na broj.
-
Objedinjavanje po platitelju
Dvoje djece u tri grupe znači jedan račun, a ne pet. Platitelj dobiva jednu uplatnicu i jedna pitanja o njoj.
-
Obiteljski popust
Obračunava se sam, i to u postocima od članarine. Popust u eurima — na primjer «−10,00 € za drugo dijete» — obračun ne poznaje.
-
Jednokratne stavke
Kamp, izlet ili oprema dolaze na isti dokument kao i članarina, uz navođenje djeteta na koje se odnose.
-
Član u više grupa
Broji se jednom. Stavka nastaje na cjenik i razdoblje, a ne na grupu, pa udvostručenih članarina nema.
| Stavka | Član | Iznos |
|---|---|---|
| Mjesečna članarina · U11 · srp 2026 | Nik Zupan | 32,00 € |
| Mjesečna članarina · U9 · srp 2026 | Ela Zupan | 28,00 € |
| Obiteljski popust · 10 % | Ela Zupan | −6,00 € |
| Zimski kamp Pokljuka · jednokratno | Ela Zupan | 45,00 € |
| Za plaćanje | platitelj A. Zupan | 99,00 € |
Ogledni prikaz. Poziv na broj i platni nalog s QR kodom su na dokumentu; platitelj može platiti skeniranjem u internetskom bankarstvu ili karticom. UPN je slovenski nalog; hrvatski HUB-3 2D barkod nije podržan.
Platitelja određujete kod svakog djeteta.
Klub bira tko je platitelj djeteta, pa razdvojeni roditelji plaćaju svaki svoj račun. Platitelj može biti i osoba koja djetetu nije skrbnik — poslodavac, općina, sponzor — a jedan platitelj nosi bilo koji broj djece na jednom zbirnom računu. Izdani račun nosi zamrznutu snimku platitelja, pa promjena za naprijed ne ispravlja već izdano.
Potraživanja po starosti, po platitelju, s kontaktom
Otvoreni su iznosi razvrstani u četiri starosna razreda i objedinjeni po platitelju, zajedno s njegovom e-poštom i telefonom te brojem opomena koje je taj račun već dobio. Uprava tako vidi tko duguje, koliko dugo i koliko je puta već opomenut.
| Platitelj | Kontakt | 0–30 | 31–60 | 61–90 | 90+ | Ukupno | Opomene |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A. Novak | a.novak@primer.si | 60,00 € | — | — | — | 60,00 € | 1× |
| M. Zupan | m.zupan@primer.si | — | 99,00 € | — | — | 99,00 € | 2× |
| T. Hribar | t.hribar@primer.si | — | — | 28,00 € | 56,00 € | 84,00 € | 3× |
| Ukupno | 3 platitelja | 60,00 € | 99,00 € | 28,00 € | 56,00 € | 243,00 € | — |
Ogledni prikaz. Isti je pregled podloga za slanje opomena: odaberete razred, pregledate popis i pošaljete.
Opomene pokrećete sami — ili ih prepustite sustavu.
Ručno je postupak skupni, jednim klikom i filtrom «najmanje toliko dana nakon dospijeća» (zadano 3 dana); šalje se e-poštom. Automatsko je opominjanje zadano isključeno: kad ga uključite, postavite razmak između opomena, koliko ih je najviše i u koje vrijeme izlaze — šalju se samo radnim danima. Prije uključivanja vidite koliko bi računa danas odgovaralo. Svaka poslana opomena povećava brojač na računu, a na dokumentu piše je li je pokrenuo čovjek ili sustav.
Izvještaji za upravu, savez i općinu
Šest izvještaja kroz bilo koje razdoblje. Svaki vraća brojke koje klub u tablici broji ručno — i podlogu iz koje su izračunate.
| Izvještaj | Što vraća | Tko ga obično treba |
|---|---|---|
| Pregled | Aktivni članovi, upisi i ispisi u razdoblju, održani i otkazani treninzi, neoznačeni treninzi, udio dolazaka; obračunato, primljeno i otvorena potraživanja. | Uprava |
| Dolasci | Dolasci po grupama i po terminima za odabrano razdoblje. | Treneri, savez |
| Članstvo | Članovi po grupama, po dobnim razredima (U9–U19 i seniori) sa spolom, upisi i ispisi po mjesecima. | Općina, savez |
| Financije | Potraživanja po starosti i struktura načina plaćanja. | Uprava, računovodstvo |
| Volonteri | Odrađeni sati po obiteljima u odnosu na cilj sezone. | Uprava |
| Ugroženi | Članovi s tri uzastopna izostanka ili s izrazito palim dolascima u odnosu na vlastiti prosjek. | Treneri, uprava |
Pripremljenog obrasca za sportske zaklade i javne natječaje nema.
u pripremi
Izvještaji daju brojke i podlogu za njih; obrazac natječaja ispunjavate sami. Financijska polja vidi samo tko ima dopuštenje za financije — trener ih ne vidi.
Dva dnevnika u CSV-u — i što to nije
Za računovodstvo se danas izvoze dva dnevnika, svaki sa svojim stalnim zaglavljem, za bilo koje razdoblje. To su ujedno i jedini izvozi koje klub pokreće sam.
Knjiga izdanih računa
Jedan redak po izdanom dokumentu, uključujući storna i odobrenja.
Stevilka;Datum izdaje;Vrsta;Status;Placnik;Osnova (EUR);DDV (EUR);Znesek (EUR);Sklic;Obdobje od;Obdobje do
Dnevnik plaćanja
Jedan redak po primitku novca, s rasporedom po dokumentima.
Datum;Placnik;Znesek (EUR);Nacin;Referenca;Opomba;Storno placila z dne;Vezano na racune
-
Izravne veze nema
S Minimaxom, Vascom ili bilo kojim drugim računovodstvenim programom proizvod se ne povezuje. Datoteka ide računovodstvu, kao što danas ide tablica.
Pet uloga, ovlasti zatvorene po zadanome
Pristup je odbijen dok nije izričito dopušten — a ne obrnuto. Svaki zaslon, svaki poziv i svaka duboka poveznica traže svoje dopuštenje.
| Uloga | Što vidi | Novac |
|---|---|---|
| Administrator klubaclub_admin · predsjednik, tajnik | Sve. | Izdavanje računa, plaćanja, opomene, financijski izvještaji, postavke kluba. |
| Blagajniktreasurer · tko vodi knjige | Popise članova i grupa, da zna koga naplatiti — zdravstvene podatke ne. | Cjenike, izdavanje računa, uplate, potraživanja i financijska izvješća. |
| Trenercoach | Članove svojih grupa i njihove dolaske, klupski raspored (zbog sukoba), objave, volontere i izvještaje bez financijskih polja. | Ne. |
| Roditeljparent | Svoju obitelj, raspored svoje djece, objave, prijave na treninge, volonterske smjene. | Samo svoje račune i plaćanja. |
| Članmember · 15 godina i više | Isto kao roditelj, za sebe. | Samo svoje račune i plaćanja. |
Blagajnik je zasebna uloga.
Blagajnik vidi račune, plaćanja, potraživanja i popis članova koje obračunava — zdravstvene podatke ne vidi, a članove, kadar i postavke kluba ne može mijenjati. Za vođenje knjiga dakle nikome nije potrebno dati puni pristup. Uloge se zbrajaju, pa blagajnik može istodobno biti roditelj ili trener.
Trener vidi članove svojih grupa — i samo njih: osobne i zdravstvene podatke, dolaske te poimenične izvještaje samo za grupe na koje je dodijeljen. Odbijen pokušaj uvida u zdravstvene podatke se bilježi. Trener bez dodijeljene grupe ne vidi nijednog člana.
Što obećavamo — i gdje se to provjerava
Vrijednosti nabrojane u podnožju stranice nitko ne provjerava. Zato su naše obveze zapisane kao registar: što konkretno znače, u kakvom su stanju i gdje ih provjeriti. Redak bez posljednjeg stupca u ovaj registar ne spada.
| Obveza | Što konkretno znači | Stanje | Gdje se provjerava |
|---|---|---|---|
| Bez vezivanja | Pretplata teče po sezoni (rujan–kolovoz). Nema višegodišnje obveze ni otkaznog roka preko sezonskog termina. | na snazi | Uvjeti korištenja → |
| Bez naknade pri odlasku | Odlazak ne košta ništa. Posljednji je obračun posljednji obračun; izlaznih troškova nema. | na snazi | Uvjeti korištenja → |
| Klub je voditelj obrade podataka | O svrhama obrade odlučuje klub. youthstack je izvršitelj obrade i obrađuje po uputama kluba; ugovor o obradi potpisujemo prije nego išta učitamo. | na snazi | Sigurnost i GDPR → |
| Bez oglasa | U aplikaciji za roditelje nema oglasa ni oglašivačkih pratitelja. Dijete nije oglašivački segment. | na snazi | Sigurnost i GDPR → |
| Bez prodaje podataka | Podaci kluba nisu proizvod. Jedini su primatelji podizvođači nužni za rad usluge; navedeni su u ugovoru o obradi. | na snazi | Sigurnost i GDPR → |
| Objavljena cijena | Cijela je ljestvica javna i izračunljiva unaprijed: 19 € mjesečno s prvih 50 aktivnih članova, zatim stupnjevito po članu. Cijene «na upit» nema i nijedna funkcija nije vezana uz paket. | na snazi | Cjenik → |
| Izdani su računi nepromjenjivi | Ispravak je novi dokument sa svojim brojem i pozivom na izvornik. Slijed brojeva ostaje bez rupa. | na snazi | Odjeljak 02 → |
| Izvoz pri odlasku | Cjelovit izvoz kluba jednim postupkom (ZIP s CSV-ovima), uz to dnevnik izdanih računa i dnevnik plaćanja zasebno. Bilo kada, bez molbe i bez naknade. | na snazi | Odjeljak 07 → |
Svih je osam redaka danas na snazi. Kada koji nije, ostaje u registru zapisan kao neispunjen — jer bi ga se pri prvom ozbiljnom pregledu ionako našlo, i jer je registar iz kojeg bismo ga povukli samo oglas.
Prezentacija za upravu — 30 minuta, na vašem klubu
Ne prezentacija. Otvorimo vaše grupe, vaše cjenike i vaše platitelje te pokažemo kako izgledaju knjiga izdanih računa i pregled potraživanja kad su u njima vaša imena. Prijenos postojećeg popisa članova radimo mi.
Poziv traje 30 minuta · prijenos podataka radimo mi · postavljanje uzima ≈ 75 minuta vašeg vremena, raspoređenih kroz četiri dana · plan postavljanja →