Evidenca, ki zdrži pregled — računi, terjatve, poročila
Ta stran obstaja zato, da jo predsednik pošlje naprej pred glasovanjem odbora. Vsaka vrstica spodaj je mehanizem — zapisan tako, kot v izdelku dela — in ne namera. Kjer mehanizma še ni, to piše v isti vrstici, ne v opombi pod črto.
Stran je pripravljena za tisk: ⌘/Ctrl + P jo natisne brez navigacije in brez gumbov, da gre lahko v gradivo za sejo.
Zaporedne številke brez lukenj, dodeljene ob izdaji
Osnutek nima številke. Dokument jo dobi v trenutku izdaje, znotraj iste transakcije, na zaklenjeni vrstici števca — zato dva hkratna izdajatelja ne moreta dobiti iste številke in nobene ni mogoče preskočiti.
-
Osnutek
Brez številke. Ureja se poljubno in se lahko izbriše. V knjigo izdanih računov ne pride.
-
Izdaja
Števec serije se poveča v isti transakciji kot izdaja dokumenta. Zaporedje je zvezno znotraj kluba in znotraj davčnega obdobja.
-
Serija na vrsto in na leto
Računi, storni in dobropisi imajo vsak svojo serijo, ta pa nosi leto. Vsaka teče svoje zaporedje, izpis pa je oblike
RAC-2026-000123. -
Preklic izdaje
Mogoč samo za zadnjo številko v seriji in samo, dokler dokument ni bil poslan in ni bilo evidentirano plačilo. Števec se ob tem zmanjša nazaj, zato luknja ne nastane.
| Serija | Vrsta | Zadnja izdana | Naslednja |
|---|---|---|---|
| RAC-2026 | Račun | RAC-2026-000141 | 000142 |
| STO-2026 | Storno | STO-2026-000004 | 000005 |
| DOB-2026 | Dobropis | DOB-2026-000002 | 000003 |
Vzorčni prikaz. Storno in dobropis imata svoje zaporedje, zato popravek nikoli ne naredi luknje v zaporedju računov.
vzorčni prikaz · demo klub
Izdanega računa ne uredimo in ne izbrišemo
Kar je bilo izdano, ostane v knjigi natanko takšno, kot je bilo izdano. Popravek je vedno nov dokument. Brisanje obstaja samo za osnutek, ki številke še nima.
Kaj se ob izdaji zamrzne
- Posnetek izdajatelja — naziv, naslov, IBAN, kot so bili tisti dan.
- Posnetek plačnika — naziv, naslov, e-pošta.
- Postavke, zneski, popusti in stopnja DDV.
- Sklic SI12 in podatki za UPN z QR kodo.
- Datum izdaje in datum zapadlosti.
Sprememba naslova ali IBAN kluba čez pol leta ne spremeni računa, ki je bil izdan prej.
Kaj je po izdaji še mogoče
- Evidentirati plačilo, tudi delno, z razporeditvijo po dokumentih.
- Poslati dokument plačniku in poslati opomnik.
- Izdati storno — preklic celotnega dokumenta.
- Izdati dobropis — popravek dela zneska.
- Preklicati izdajo pod pogoji iz prejšnjega razdelka.
Nobeno od teh dejanj ne spremeni izdanega dokumenta; vsako ustvari svoj zapis.
Popravek je dokument, ne tipka za brisanje
Storno prekliče celoten dokument, dobropis popravi del zneska. Oba sta samostojna dokumenta s svojo številko in sklicem na izvirnik, zato je pot od napake do popravka v knjigi vidna naprej in nazaj.
Popravek celotnega dokumenta
- RAC-2026-000118
Izdan 1. 7. 2026 · 78,00 € · napačna skupina.
- STO-2026-000004
Storno celotnega dokumenta, 3. 7. 2026, s sklicem na izvirnik.
- RAC-2026-000141
Popravljen dokument, izdan 3. 7. 2026 · 60,00 €.
Popravek dela zneska
- RAC-2026-000126
Izdan 1. 7. 2026 · 92,00 €.
- DOB-2026-000002
Dobropis −18,00 €, 3. 7. 2026, s sklicem na izvirnik.
- Za plačilo ostane
74,00 € — izvirni račun se pri tem ne spremeni.
Ob stornu se obračunski ključ sprosti nazaj v evidenco. Ključ je trojica član · cenik · obdobje. Ko je sproščen, sme naslednji obračun isto obdobje obračunati znova — in dokler ni sproščen, ga ne more, zato dvojnega bremena ni. Izdana postavka se pri tem ne spremeni; sprostitev je zapisana ob njej.
| Zapis | Kdaj nastane | Kdo ga sproži |
|---|---|---|
| created | Nastane osnutek. | Uporabnik ali obračun |
| updated | Osnutek je urejen. | Uporabnik |
| issued | Dokument je izdan in dobi številko. | Uporabnik ali obračun |
| un_issued | Izdaja je preklicana pod pogoji iz razdelka 01. | Uporabnik |
| sent | Dokument je poslan plačniku po e-pošti. | Uporabnik ali obračun |
| send_failed | Pošiljanje ni uspelo. | Sistem |
| reminder_sent | Poslan je opomnik. | Uporabnik |
| payment_recorded | Evidentirano je plačilo. | Uporabnik ali plačilo s kartico |
| storno | Izdan je storno. | Uporabnik |
| credited | Izdan je dobropis. | Uporabnik |
Drugih vrst zapisa ni. Zapisi so samo dodajni — vrstica se ne popravi in ne izbriše. Ob vsakem piše, kdo ga je sprožil in kdaj; kjer je dejanje opravil samodejni obračun, osebe ni, ker je ni bilo.
En dokument na plačnika in obdobje
Obračun se združi po plačniku, ne po otroku in ne po skupini: vsi njegovi otroci, vse njihove skupine in vse enkratne postavke istega obdobja pridejo na en dokument z enim sklicem.
-
Združevanje po plačniku
Dva otroka v treh skupinah pomenita en račun, ne pet. Plačnik dobi eno položnico in ena vprašanja o njej.
-
Popust za sorojenca
Obračuna se sam, in sicer v odstotkih od članarine. Popusta v evrih — na primer «−10,00 € za drugega otroka» — obračun ne pozna.
-
Enkratne postavke
Kamp, izlet ali oprema pridejo na isti dokument kot članarina, z navedbo otroka, na katerega se nanašajo.
-
Član v več skupinah
Šteje se enkrat. Postavka nastane na cenik in obdobje, ne na skupino, zato podvojenih članarin ni.
| Postavka | Član | Znesek |
|---|---|---|
| Mesečna članarina · U11 · jul 2026 | Nik Zupan | 32,00 € |
| Mesečna članarina · U9 · jul 2026 | Ela Zupan | 28,00 € |
| Popust za sorojenca · 10 % | Ela Zupan | −6,00 € |
| Zimski kamp Pokljuka · enkratno | Ela Zupan | 45,00 € |
| Za plačilo | plačnik A. Zupan | 99,00 € |
Vzorčni prikaz. Sklic SI12 in UPN z QR kodo sta na dokumentu; plačnik lahko plača s skeniranjem v spletni banki ali s kartico.
Plačnika določite pri vsakem otroku.
Klub izbere, kdo je plačnik otroka, zato ločena starša plačujeta vsak svoj račun.
Plačnik je lahko tudi oseba, ki otroku ni skrbnik — delodajalec, občina, sponzor —
in en plačnik nosi poljubno število otrok na enem zbirnem računu. Izdan račun nosi
zamrznjen posnetek plačnika, zato sprememba za naprej ne popravi že izdanega.
Terjatve po starosti, po plačniku, s kontaktom
Odprti zneski so razvrščeni v štiri starostne razrede in združeni po plačniku, skupaj z njegovo e-pošto in telefonom ter s številom opomnikov, ki jih je ta račun že dobil. Odbor tako vidi, kdo dolguje, koliko časa in kolikokrat je bil že opomnjen.
| Plačnik | Kontakt | 0–30 | 31–60 | 61–90 | 90+ | Skupaj | Opomniki |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A. Novak | a.novak@primer.si | 60,00 € | — | — | — | 60,00 € | 1× |
| M. Zupan | m.zupan@primer.si | — | 99,00 € | — | — | 99,00 € | 2× |
| T. Hribar | t.hribar@primer.si | — | — | 28,00 € | 56,00 € | 84,00 € | 3× |
| Skupaj | 3 plačniki | 60,00 € | 99,00 € | 28,00 € | 56,00 € | 243,00 € | — |
Vzorčni prikaz. Isti pregled je podlaga za pošiljanje opomnikov: izberete razred, pregledate seznam in pošljete.
Opomnike sprožite sami — ali jih prepustite sistemu.
Ročno je dejanje množično, z enim klikom in filtrom «najmanj toliko dni po zapadlosti»
(privzeto 3 dni); pošlje se po e-pošti. Samodejno opominjanje je privzeto
izklopljeno: ko ga vklopite, nastavite razmik med opomniki, koliko jih je največ
in ob kateri uri gredo ven — pošiljajo se le na delovne dni. Pred vklopom vidite,
koliko računov bi ustrezalo danes. Vsak poslani opomnik poveča števec na računu in
na dokumentu piše, ali ga je sprožil človek ali sistem.
Poročila za odbor, zvezo in občino
Šest poročil čez poljubno obdobje. Vsako vrne števila, ki jih klub v preglednici šteje ročno — in podlago, iz katere so izračunana.
| Poročilo | Kaj vrne | Kdo ga tipično potrebuje |
|---|---|---|
| Pregled | Aktivni člani, vpisi in izpisi v obdobju, izvedeni in odpovedani treningi, neoznačeni treningi, delež prisotnosti; obračunano, prejeto in odprte terjatve. | Odbor |
| Prisotnost | Prisotnost po skupinah in po urah za izbrano obdobje. | Trenerji, zveza |
| Članstvo | Člani po skupinah, po starostnih razredih (U9–U19 in člani) s spolom, vpisi in izpisi po mesecih. | Občina, zveza |
| Finance | Terjatve po starosti in struktura načinov plačila. | Odbor, računovodstvo |
| Prostovoljci | Opravljene ure po družinah glede na cilj sezone. | Odbor |
| Ogroženi | Člani s tremi zaporednimi izostanki ali z izrazito padlo prisotnostjo glede na lastno povprečje. | Trenerji, odbor |
Pripravljenega obrazca za Zavod za šport ali Fundacijo za šport ni.
v pripravi
Poročila dajo števila in podlago zanje; obrazec razpisa izpolnite sami.
Finančna polja vidi samo, kdor ima dovoljenje za finance — trener jih ne vidi.
Dva dnevnika v CSV — in kaj to ni
Za računovodstvo se danes izvozita dva dnevnika, vsak s svojo stalno glavo, za poljubno obdobje. To sta tudi edina izvoza, ki ju klub sproži sam.
Knjiga izdanih računov
Ena vrstica na izdani dokument, vključno s storni in dobropisi.
Stevilka;Datum izdaje;Vrsta;Status;Placnik;Osnova (EUR);DDV (EUR);Znesek (EUR);Sklic;Obdobje od;Obdobje do
Dnevnik plačil
Ena vrstica na prejem denarja, z razporeditvijo po dokumentih.
Datum;Placnik;Znesek (EUR);Nacin;Referenca;Opomba;Storno placila z dne;Vezano na racune
-
Neposredne povezave ni
Z Minimaxom, Vascom ali katerim koli drugim računovodskim programom se izdelek ne povezuje. Datoteka gre računovodstvu, kot gre danes preglednica.
Pet vlog, privzeto zaprte pravice
Dostop je zavrnjen, dokler ni izrecno dovoljen — ne obratno. Vsak zaslon, vsak klic in vsaka globoka povezava zahtevajo svoje dovoljenje.
| Vloga | Kaj vidi | Denar |
|---|---|---|
| Skrbnik klubaclub_admin · predsednik, tajnik | Vse. | Izdaja računov, plačila, opomniki, finančna poročila, nastavitve kluba. |
| Blagajniktreasurer · kdor vodi knjige | Sezname članov in skupin, da ve, koga obračuna — zdravstvenih podatkov ne. | Cenike, izdajo računov, plačila, terjatve in finančna poročila. |
| Trenercoach | Člane svojih skupin in njihovo prisotnost, klubski urnik (zaradi trkov), objave, prostovoljce in poročila brez finančnih polj. | Ne. |
| Staršparent | Svojo družino, urnik svojih otrok, objave, prijave na treninge, prostovoljske izmene. | Samo svoje račune in plačila. |
| Članmember · 15 let in več | Isto kot starš, zase. | Samo svoje račune in plačila. |
Blagajnik je svoja vloga.
Blagajnik vidi račune, plačila, terjatve in seznam članov, ki jih obračuna —
zdravstvenih podatkov ne vidi, članov, kadra in nastavitev kluba pa ne more
spreminjati. Za vodenje knjig torej ni treba nikomur dati polnega dostopa.
Vloge se seštevajo, zato je blagajnik lahko hkrati starš ali trener.
Trener vidi člane svojih skupin — in samo njih: osebne in zdravstvene podatke, prisotnost ter poimenska poročila le za skupine, na katere je dodeljen. Zavrnjen poskus vpogleda v zdravstvene podatke se zabeleži. Trener brez dodeljene skupine ne vidi nobenega člana.
Kaj obljubimo — in kje se to preveri
Vrednot, naštetih v nogi strani, nihče ne preveri. Zato so naše zaveze zapisane kot register: kaj konkretno pomenijo, v kakšnem stanju so in kje jih preverite. Vrstica brez zadnjega stolpca v ta register ne sodi.
| Zaveza | Kaj konkretno pomeni | Stanje | Kje se preveri |
|---|---|---|---|
| Brez vezave | Naročnina teče po sezoni (september–avgust). Ni večletne obveze in ni odpovednega roka čez sezonski termin. | v veljavi | Pogoji uporabe → |
| Brez pristojbine ob odhodu | Odhod ne stane nič. Zadnji obračun je zadnji obračun; izstopnih stroškov ni. | v veljavi | Pogoji uporabe → |
| Klub je upravljavec podatkov | O namenih obdelave odloča klub. youthstack je obdelovalec in obdeluje po navodilih kluba; pogodbo o obdelavi podpišemo, preden naložimo karkoli. | v veljavi | Varnost in GDPR → |
| Brez oglasov | V aplikaciji za starše ni oglasov in ni oglaševalskih sledilnikov. Otrok ni oglaševalski segment. | v veljavi | Varnost in GDPR → |
| Brez prodaje podatkov | Podatki kluba niso izdelek. Edini prejemniki so podizvajalci, potrebni za delovanje storitve; navedeni so v pogodbi o obdelavi. | v veljavi | Varnost in GDPR → |
| Objavljena cena | Celotna lestvica je javna in izračunljiva vnaprej: 19 € na mesec s prvimi 50 aktivnimi člani, nato stopničasto po članu. Cene «na povpraševanje» ni in nobena funkcija ni vezana na paket. | v veljavi | Cenik → |
| Izdani računi so nespremenljivi | Popravek je nov dokument s svojo številko in sklicem na izvirnik. Zaporedje številk ostane brez lukenj. | v veljavi | Razdelek 02 → |
| Izvoz ob odhodu | Celovit izvoz kluba z enim dejanjem (ZIP s CSV-ji), poleg tega dnevnik izdanih računov in dnevnik plačil posebej. Kadar koli, brez prošnje in brez pristojbine. | v veljavi | Razdelek 07 → |
Vseh osem vrstic je danes v veljavi. Kadar katera ni, ostane v registru zapisana kot neizpolnjena — ker bi jo ob prvem resnem pregledu tako ali tako našli, in ker je register, iz katerega bi jo umaknili, samo oglas.
Predstavitev za odbor — 30 minut, na vašem klubu
Ne diaprojekcija. Odpremo vaše skupine, vaše cenike in vaše plačnike ter pokažemo, kako izgledata knjiga izdanih računov in pregled terjatev, ko so v njiju vaša imena. Prenos obstoječega seznama članov naredimo mi.
Klic traja 30 minut · prenos podatkov naredimo mi · postavitev vzame ≈ 75 minut vašega časa, razporejenih čez štiri dni · načrt postavitve →