Un archivio che regge una verifica — fatture, insoluti, report
Questa pagina esiste perché il presidente la inoltri prima del voto del consiglio direttivo. Ogni riga qui sotto è un meccanismo — scritto come funziona nel prodotto — e non un’intenzione. Dove il meccanismo ancora non c’è, sta scritto nella stessa riga, non in una nota a piè di pagina.
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Numeri consecutivi senza buchi, assegnati all’emissione
La bozza non ha numero. Il documento lo riceve nel momento dell’emissione, all’interno della stessa transazione, su una riga bloccata del contatore — perciò due emittenti simultanei non possono ottenere lo stesso numero e nessun numero può essere saltato.
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Bozza
Senza numero. Si modifica liberamente e si può cancellare. Nel registro delle fatture emesse non entra.
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Emissione
Il contatore della serie si incrementa nella stessa transazione dell’emissione del documento. La sequenza è continua all’interno del club e all’interno del periodo fiscale.
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Una serie per tipo e per anno
Fatture, storni e note di credito hanno ciascuno la propria serie, che porta l’anno. Ognuna scorre la propria sequenza e la stampa è nella forma
RAC-2026-000123. -
Annullamento dell’emissione
Possibile solo per l’ultimo numero della serie e solo finché il documento non è stato inviato e non è stato registrato alcun pagamento. Il contatore in tal caso torna indietro, perciò non nasce alcun buco.
| Serie | Tipo | Ultima emessa | Prossima |
|---|---|---|---|
| RAC-2026 | Fattura | RAC-2026-000141 | 000142 |
| STO-2026 | Storno | STO-2026-000004 | 000005 |
| DOB-2026 | Nota di credito | DOB-2026-000002 | 000003 |
Vista di esempio. Lo storno e la nota di credito hanno una sequenza propria, perciò una correzione non crea mai un buco nella numerazione delle fatture.
vista di esempio · club demo
Una fattura emessa non si modifica e non si cancella
Ciò che è stato emesso resta nel registro esattamente come è stato emesso. La correzione è sempre un nuovo documento. La cancellazione esiste solo per la bozza, che il numero ancora non ce l’ha.
Che cosa si congela all’emissione
- L’istantanea dell’emittente — denominazione, indirizzo, IBAN, come erano quel giorno.
- L’istantanea del pagante — denominazione, indirizzo, e-mail.
- Le voci, gli importi, gli sconti e l’aliquota IVA.
- Il riferimento di pagamento e i dati di pagamento sul documento.
- La data di emissione e la data di scadenza.
Un cambio di indirizzo o di IBAN del club fra sei mesi non modifica una fattura emessa prima.
Che cosa resta possibile dopo l’emissione
- Registrare un pagamento, anche parziale, con la ripartizione tra i documenti.
- Inviare il documento al pagante e inviare un sollecito.
- Emettere uno storno — l’annullamento dell’intero documento.
- Emettere una nota di credito — la correzione di una parte dell’importo.
- Annullare l’emissione alle condizioni della sezione precedente.
Nessuna di queste azioni modifica il documento emesso; ognuna crea una propria registrazione.
La correzione è un documento, non un tasto di cancellazione
Lo storno annulla l’intero documento, la nota di credito corregge una parte dell’importo. Entrambi sono documenti autonomi con un proprio numero e il riferimento all’originale, perciò il percorso dall’errore alla correzione resta visibile nel registro in avanti e all’indietro.
Correzione dell’intero documento
- RAC-2026-000118
Emessa il 1. 7. 2026 · 78,00 € · gruppo sbagliato.
- STO-2026-000004
Storno dell’intero documento, 3. 7. 2026, con riferimento all’originale.
- RAC-2026-000141
Documento corretto, emesso il 3. 7. 2026 · 60,00 €.
Correzione di una parte dell’importo
- RAC-2026-000126
Emessa il 1. 7. 2026 · 92,00 €.
- DOB-2026-000002
Nota di credito −18,00 €, 3. 7. 2026, con riferimento all’originale.
- Resta da pagare
74,00 € — la fattura originale non viene modificata.
Con lo storno la chiave di fatturazione torna libera nell’archivio. La chiave è la terna membro · listino · periodo. Quando è liberata, la fatturazione successiva può calcolare di nuovo lo stesso periodo — e finché non è liberata non può, perciò doppi addebiti non ce ne sono. La voce emessa non viene modificata; la liberazione è annotata accanto a essa.
| Registrazione | Quando nasce | Chi la innesca |
|---|---|---|
| created | Nasce una bozza. | Utente o fatturazione |
| updated | La bozza è stata modificata. | Utente |
| issued | Il documento è emesso e riceve un numero. | Utente o fatturazione |
| un_issued | L’emissione è annullata alle condizioni della sezione 01. | Utente |
| sent | Il documento è inviato al pagante per e-mail. | Utente o fatturazione |
| send_failed | L’invio non è riuscito. | Sistema |
| reminder_sent | È stato inviato un sollecito. | Utente |
| payment_recorded | È stato registrato un pagamento. | Utente o pagamento con carta |
| storno | È stato emesso uno storno. | Utente |
| credited | È stata emessa una nota di credito. | Utente |
Altri tipi di registrazione non ci sono. Le registrazioni sono solo in aggiunta — una riga non si corregge e non si cancella. Accanto a ognuna sta scritto chi l’ha innescata e quando; dove l’azione è stata svolta dalla fatturazione automatica, la persona non c’è, perché non c’era.
Un documento per pagante e per periodo
La fatturazione si aggrega per pagante, non per bambino e non per gruppo: tutti i suoi bambini, tutti i loro gruppi e tutte le voci una tantum dello stesso periodo finiscono su un unico documento con un unico riferimento.
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Aggregazione per pagante
Due bambini in tre gruppi fanno una fattura, non cinque. Il pagante riceve una sola richiesta di pagamento e una sola serie di domande su di essa.
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Sconto fratelli
Si calcola da sé, e cioè in percentuale sulla quota associativa. Uno sconto in euro — per esempio «−10,00 € per il secondo figlio» — la fatturazione non lo conosce.
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Voci una tantum
Camp, gita o attrezzatura finiscono sullo stesso documento della quota associativa, con l’indicazione del bambino a cui si riferiscono.
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Membro in più gruppi
Si conta una volta sola. La voce nasce sul listino e sul periodo, non sul gruppo, perciò quote doppie non ce ne sono.
| Voce | Membro | Importo |
|---|---|---|
| Quota mensile · U11 · lug 2026 | Nik Zupan | 32,00 € |
| Quota mensile · U9 · lug 2026 | Ela Zupan | 28,00 € |
| Sconto fratelli · 10 % | Ela Zupan | −6,00 € |
| Camp invernale Pokljuka · una tantum | Ela Zupan | 45,00 € |
| Da pagare | pagante A. Zupan | 99,00 € |
Vista di esempio. Il riferimento di pagamento e l’ordine di pagamento UPN con codice QR sono sul documento; il pagante può pagare scansionando il codice nella banca online oppure con carta. UPN è l’ordine di pagamento sloveno; il codice di pagamento 2D italiano (pagoPA, CBILL) non è supportato.
Il pagante lo indicate per ogni bambino.
Il club sceglie chi è il pagante di un bambino, perciò genitori separati pagano ciascuno la propria fattura. Il pagante può anche essere una persona che non è tutore del bambino — un datore di lavoro, un comune, uno sponsor — e un solo pagante porta un numero qualsiasi di bambini su un’unica fattura riepilogativa. La fattura emessa porta un’istantanea congelata del pagante, perciò una modifica valida da qui in avanti non corregge quanto è già stato emesso.
Insoluti per anzianità, per pagante, con il contatto
Gli importi aperti sono suddivisi in quattro classi di anzianità e raggruppati per pagante, insieme alla sua e-mail e al suo telefono e al numero di solleciti che quella fattura ha già ricevuto. Il consiglio direttivo vede così chi deve, da quanto tempo e quante volte è già stato sollecitato.
| Pagante | Contatto | 0–30 | 31–60 | 61–90 | 90+ | Totale | Solleciti |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A. Novak | a.novak@primer.si | 60,00 € | — | — | — | 60,00 € | 1× |
| M. Zupan | m.zupan@primer.si | — | 99,00 € | — | — | 99,00 € | 2× |
| T. Hribar | t.hribar@primer.si | — | — | 28,00 € | 56,00 € | 84,00 € | 3× |
| Totale | 3 paganti | 60,00 € | 99,00 € | 28,00 € | 56,00 € | 243,00 € | — |
Vista di esempio. La stessa panoramica è la base per l’invio dei solleciti: scegliete la classe, controllate l’elenco e inviate.
I solleciti li innescate voi — oppure li lasciate al sistema.
Manualmente è un’azione di massa, con un clic e il filtro «almeno tanti giorni dopo la scadenza» (3 giorni di default); si invia per e-mail. Il sollecito automatico è disattivato di default: quando lo attivate, impostate l’intervallo tra i solleciti, quanti al massimo e a che ora escono — si inviano solo nei giorni feriali. Prima di attivarlo vedete quante fatture rientrerebbero oggi. Ogni sollecito inviato incrementa il contatore sulla fattura e sul documento sta scritto se lo ha innescato una persona o il sistema.
Report per il consiglio direttivo, la federazione e il comune
Sei report su un periodo qualsiasi. Ognuno restituisce i numeri che il club conta a mano nel foglio di calcolo — e la base da cui sono calcolati.
| Report | Che cosa restituisce | Chi di solito ne ha bisogno |
|---|---|---|
| Panoramica | Membri attivi, iscrizioni e cancellazioni nel periodo, allenamenti svolti e annullati, allenamenti non segnati, quota di presenza; fatturato, incassato e insoluti. | Consiglio direttivo |
| Presenze | Presenze per gruppo e per sessione nel periodo scelto. | Allenatori, federazione |
| Membri | Membri per gruppo, per classi di età (U9–U19 e senior) con il sesso, iscrizioni e cancellazioni per mese. | Comune, federazione |
| Finanze | Insoluti per anzianità e composizione delle modalità di pagamento. | Consiglio direttivo, contabilità |
| Volontari | Ore svolte per famiglia rispetto all’obiettivo di stagione. | Consiglio direttivo |
| A rischio | Membri con tre assenze consecutive o con una presenza nettamente calata rispetto alla propria media. | Allenatori, consiglio direttivo |
Un modulo precompilato per le fondazioni sportive e i bandi pubblici non c’è.
in preparazione
I report danno i numeri e la base che li sostiene; il modulo del bando lo compilate voi. I campi finanziari li vede solo chi ha il permesso per le finanze — l’allenatore non li vede.
Tutte e tredici le aree del prodotto — e che cosa non sa ancora fare →
Due registri in CSV — e che cosa non sono
Per la contabilità oggi si esportano due registri, ciascuno con la propria intestazione fissa, per un periodo qualsiasi. Sono anche le uniche esportazioni che il club avvia da sé.
Registro delle fatture emesse
Una riga per documento emesso, storni e note di credito inclusi.
Stevilka;Datum izdaje;Vrsta;Status;Placnik;Osnova (EUR);DDV (EUR);Znesek (EUR);Sklic;Obdobje od;Obdobje do
Registro dei pagamenti
Una riga per ogni incasso, con la ripartizione tra i documenti.
Datum;Placnik;Znesek (EUR);Nacin;Referenca;Opomba;Storno placila z dne;Vezano na racune
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Un collegamento diretto non c’è
Con Minimax, Vasco o qualsiasi altro programma di contabilità il prodotto non si collega. Il file va alla contabilità come oggi ci va il foglio di calcolo.
Cinque ruoli, permessi chiusi per impostazione predefinita
L’accesso è negato finché non è esplicitamente consentito — non il contrario. Ogni schermata, ogni chiamata e ogni collegamento profondo richiedono il proprio permesso.
| Ruolo | Che cosa vede | Denaro |
|---|---|---|
| Amministratore del clubclub_admin · presidente, segretario | Tutto. | Emissione delle fatture, pagamenti, solleciti, report finanziari, impostazioni del club. |
| Il tesorieretreasurer · chi tiene i conti | Gli elenchi di soci e gruppi, per sapere a chi fatturare — non i dati sanitari. | Listini, emissione delle fatture, pagamenti, insoluti e report finanziari. |
| Allenatorecoach | I membri dei propri gruppi e le loro presenze, il calendario del club (per i conflitti), gli avvisi, i volontari e i report senza campi finanziari. | No. |
| Genitoreparent | La propria famiglia, il calendario dei propri figli, gli avvisi, le iscrizioni agli allenamenti, i turni di volontariato. | Solo le proprie fatture e i propri pagamenti. |
| Membromember · 15 anni e più | Come il genitore, ma per sé. | Solo le proprie fatture e i propri pagamenti. |
Il tesoriere è un ruolo a sé.
Il tesoriere vede le fatture, i pagamenti, gli insoluti e l’elenco dei membri che fattura — i dati sanitari non li vede, e membri, staff e impostazioni del club non li può modificare. Per la tenuta della contabilità non serve quindi dare a nessuno l’accesso completo. I ruoli si sommano, perciò il tesoriere può essere allo stesso tempo genitore o allenatore.
L’allenatore vede i membri dei propri gruppi — e solo quelli: dati personali e sanitari, presenze e report nominativi solo per i gruppi a cui è assegnato. Un tentativo respinto di accesso ai dati sanitari viene registrato. Un allenatore senza gruppo assegnato non vede alcun membro.
Che cosa promettiamo — e dove lo si verifica
I valori elencati nel piè di pagina non li verifica nessuno. Perciò i nostri impegni sono scritti come un registro: che cosa significano concretamente, in che stato sono e dove li potete verificare. Una riga senza l’ultima colonna in questo registro non ci sta.
| Impegno | Che cosa significa concretamente | Stato | Dove si verifica |
|---|---|---|---|
| Nessun vincolo | L’abbonamento segue la stagione (settembre–agosto). Non c’è un vincolo pluriennale e non c’è un preavviso di disdetta oltre il termine stagionale. | in vigore | Condizioni d’uso → |
| Nessuna commissione di uscita | Andarsene non costa nulla. L’ultima fatturazione è l’ultima fatturazione; costi di uscita non ce ne sono. | in vigore | Condizioni d’uso → |
| Il club è titolare del trattamento | Sulle finalità del trattamento decide il club. youthstack è responsabile del trattamento e tratta i dati secondo le istruzioni del club; l’accordo sul trattamento lo firmiamo prima di caricare qualsiasi cosa. | in vigore | Sicurezza e GDPR → |
| Nessuna pubblicità | Nell’app per i genitori non ci sono pubblicità né tracciatori pubblicitari. Un bambino non è un segmento pubblicitario. | in vigore | Sicurezza e GDPR → |
| Nessuna vendita di dati | I dati del club non sono il prodotto. Gli unici destinatari sono i subfornitori necessari al funzionamento del servizio; sono elencati nell’accordo sul trattamento. | in vigore | Sicurezza e GDPR → |
| Prezzo pubblicato | L’intera scala è pubblica e calcolabile in anticipo: 19 € al mese con i primi 50 membri attivi, poi a scaglioni per membro. Un prezzo «su richiesta» non esiste e nessuna funzione è legata a un pacchetto. | in vigore | Prezzi → |
| Le fatture emesse sono immodificabili | La correzione è un nuovo documento con un proprio numero e il riferimento all’originale. La sequenza dei numeri resta senza buchi. | in vigore | Sezione 02 → |
| Esportazione all’uscita | Esportazione completa del club con un’unica azione (uno ZIP di file CSV), oltre al registro delle fatture emesse e al registro dei pagamenti separatamente. In qualsiasi momento, senza richiesta e senza commissioni. | in vigore | Sezione 07 → |
Tutte e otto le righe sono oggi in vigore. Quando una non lo è, resta scritta nel registro come non rispettata — perché al primo controllo serio la si troverebbe comunque, e perché un registro da cui la togliessimo sarebbe solo pubblicità.
Presentazione per il consiglio direttivo — 30 minuti, nel vostro club
Non una proiezione di diapositive. Apriamo i vostri gruppi, i vostri listini e i vostri paganti e mostriamo come si presentano il registro delle fatture emesse e la panoramica degli insoluti quando dentro ci sono i vostri nomi. La migrazione dell’elenco membri esistente la facciamo noi.
La chiamata dura 30 minuti · la migrazione dei dati la facciamo noi · la configurazione richiede ≈ 75 minuti del vostro tempo, distribuiti su quattro giorni · piano di configurazione →